長い会議が終わる。結論は「継続検討」。
つまり、誰も決めなかった。
PMとして25年、数えきれないほどの会議に出てきました。その中で、何度も繰り返し聞いてきた言葉があります。
「慎重に、進めましょう」
正しい言葉です。反対のしようがない。誰も「雑に進めましょう」とは言えないのですから。
でも、この言葉のあとに何かが決まった記憶は、驚くほど少ない。この記事では、会議で何も決まらない理由と、それを決定に変えるためにPMができることをまとめます。
会議で何も決まらない、2つの理由
理由1：責任を取りたくない
複数の人が集まって議論し、意思決定する場には、責任という要素が静かに横たわっています。
後になって「あなたの判断だった」と言われること。結果が悪かったときに、自分が不利な立場になること。多くの人は、それを避けたい。
だから、「慎重に」という、もっともらしくて便利な言葉で、その場を先送りする。
これを責めるだけでは、酷だとも思います。誰だって安心安全が好きです。自分の立場が下がるようなことには、できれば手を出したくない。それは人として自然な欲求です。
ただ、全員がそれを徹底したら、何も進みません。
理由2：判断の「期限」が決まっていない
もうひとつの理由は、構造の問題です。
多くの会議では、「何を決めるか」は議題になっていても、「いつまでに決めなければならないか」が共有されていません。
期限がなければ、検討はいくらでも続けられます。「もう少し情報を集めてから」「他部署の意見も聞いてから」。どれも正しく聞こえるので、誰も止められない。
時間は無限ではありません。先送りにしてはいけない、限られた時間がある。その時までの検討で間に合うのか、間に合わないのか。それを見定めることが、慎重さとセットで必要なのです。
「慎重に」には、2つの種類がある
本来の「慎重に」とは、検討の抜けや漏れを考慮し、リスクを検証したうえで、最終の判断をすることです。つまり、判断から逃げることではなく、判断へ向かうための行為のはずです。
ここで、私がよく思い出す話があります。古代中国の治水の神話です。
黄河の氾濫に対して、鯀（こん）という男は、高い堤を築いて水を塞き止めようとしました。水は溢れ、治水は失敗に終わります。
その子の禹（う）は、逆をやりました。水路を掘り、流れを通したのです。水は治まり、大地は潤ったといいます。
同じ「水を治める」でも、塞ぐ者と、通す者がいる。慎重さも同じです。
| 塞ぐ慎重さ | 通す慎重さ |
|---|---|
| リスクを理由に、流れを止める | リスクを見極めて、流れを通す |
| 「何が起きるかわからないから、やめておこう」 | 「何が起きうるかを洗い出したうえで、こう進めよう」 |
| 期限を決めない | 期限から逆算して検討する |
| 守っているのは、自分の立場 | 守っているのは、プロジェクトの未来 |
言葉は同じでも、向いている方向が正反対なのです。
前例のない問題に、過去の海図は白紙
もうひとつ、「慎重に」が陥りやすい罠があります。
正論や過去の事実をもとに検証することは、従来と同じ種類の物事なら有効です。前例と照らせば、誤りは見つけやすい。
でも、まったく新しいこと、前例のないことについてはどうでしょう。前例のない海に、過去の海図は白紙です。いくら過去を調べても、答えは出てきません。そこで「前例がないから慎重に」と言い続けるのは、事実上「やらない」と言っているのと同じです。
「慎重に」を決定に変える、4つの問いかけ
では、会議で「慎重に進めましょう」が出たとき、PMは何をすればいいのか。
反論する必要はありません。「慎重に」を否定すると、こちらが「雑に進めたい人」に見えてしまいます。代わりに、慎重さを判断へ向かわせる問いを投げます。
問い1：「いつまでに決めれば、間に合いますか？」
期限を場に出します。
「慎重に検討するのは賛成です。そのうえで、リリースに間に合わせるには、いつまでに結論が必要でしょうか」
期限が共有されると、「慎重に」は自然と「その日までに何を確認するか」の議論に変わります。
問い2：「何が確認できれば、決められますか？」
決められない理由を具体化します。
「判断するために、あと何が分かればいいでしょうか」
漠然とした不安は、言葉にすると意外に小さいことがあります。逆に、本当に確認すべきことが見えれば、それを宿題にして期限を切ればいい。
問い3：「仮決定にして、〇日に見直しませんか？」
決めることへの恐れを下げます。
「現時点の情報で、いったん〇〇の方向で仮決定とし、来週の定例で見直す形にしませんか」
「決める」のが怖いのは、取り返しがつかないと感じるからです。見直しの機会を約束すれば、決めるハードルはぐっと下がります。
問い4：「決めなかった場合、何が起きますか？」
決めないことのコストを見せます。
「この判断を来月に延ばした場合、△△の作業が止まり、□□に影響が出ます」
決めない自由には、代償があります。遅れも、失われた機会も、すり減っていく士気も、その代償は決めなかった人だけでなく、全員で払うことになる。それを事実として場に出します。
そもそも「決まる会議」をつくる
問いかけは、その場の対処です。それ以前に、会議の設計で防げることも多くあります。
会議の目的と、他の会議との違いを明確にする
その会議は、何のためにあるのか。情報共有の場なのか、意思決定の場なのか。他の会議とどう違うのか。
ここが曖昧だと、同じ議論があちこちの会議で繰り返され、どこでも決まらない。会議の存在意義をはっきりさせれば、内容の重複が減り、参加者の意識も高まります。
目的を見失った会議は、長引くほど何も決まりません。定例会の目的の置き方は、進捗会議のコツにも書いています。
決める人を、事前に決めておく
「この議題は、誰が最終判断するのか」を、会議の前に明確にしておきます。決定者がいない会議は、全員が意見を言うだけの場になります。流れを止めているのは、たいてい一番上の決裁待ちです。
根回しは、会議の前に済ませる
意思決定の会議で、初めて論点を出すのは避けます。主要な関係者には事前に話して、懸念を聞いておく。会議は「決める場」であって、「初めて考える場」ではありません。
決定には「理由のストーリー」を添える
会議で何かを決めたら、それを関係者に説明する場面が必ず来ます。
そのとき必要なのは、一貫した考えと、誰もが理解できるストーリーです。
局所的な要素だけで決めると、考慮不足が後から噴き出します。できる限り考えうる要素を踏まえて、その中で最善のバランスを取る。そして、なぜその決定なのかを、一本の筋として語れるようにしておく。
決定事項だけを残すと、後から蒸し返されます。残すべきは議事録の全文より、決まったことと、決めた理由です。
迷ったときの、2つの判断基準
最後に、PMが自分で決めなければならない場面での、私の判断基準を2つ紹介します。
「やらなかったら、後悔するか？」
対応に迷ったら、こう自分に問います。行動せずに後悔するのが、最悪の策です。何もしない選択は、状況を1ミリも好転させません。
迷いが出たら、何が行動を妨げているのかを深掘りする。その正体が「責任を取りたくない」なら、それは慎重さではなく、恐れです。
「その選択に、後で誇りを持てるか？」
結果は、後にならないとわかりません。でも、自分で考え抜いたか、関係者を説得できる根拠があるか。それは今この瞬間に問えます。
データが不十分でも、リーダーは決めなければならない時があります。取り返しのつかない悪手を避け、どんな結果になっても誇れる選択をしたか。それがすべてです。
「決めない人」をつくるのは、環境
ここまで、決まらない会議のことを書いてきました。最後に、視点を一段上げておきます。
会議で口を開かず、責任を避ける人を、個人の資質の問題として片づけるのは簡単です。でも私は、そういう人をつくっているのは、多くの場合環境だと考えています。
波風を立てないことが最適解になってしまう組織の構造。その中に長くいれば、誰でも口を閉ざすようになります。
だとすれば、希望も同じ場所にあります。環境がつくるのなら、環境は変えられる。
決まらない会議の中でも、口を開く人がいます。それは目立ちたい人ではありません。「決まらなければ、誰も動けない。だから早く進められるようにしたい」と思っている人です。決定を欲しがるのは、実際に行動しようとしている人だけです。
気づいた人から、口を開く。PMの仕事は、その一人目になることかもしれません。
まとめ：会議で決まらない時にPMができること
- 決まらない理由は、責任を取りたくない心理と、判断の期限がない構造
- 「慎重に」には、塞ぐ慎重さと通す慎重さがある
- 「慎重に」には反論せず、判断へ向かわせる問いを投げる（いつまでに決めれば間に合うか／何が確認できれば決められるか／仮決定にして見直さないか／決めなかったら何が起きるか）
- 会議の目的、決定者、根回しを事前に整える
- 決定には理由のストーリーを添えて残す
最後に、これは自分への戒めでもあります。他人の「慎重に」は、よく見えます。難しいのは自分の番です。
あなたが最近口にした「慎重に」は、塞ぐための言葉でしたか。通すための言葉でしたか。
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西村 幸一 / Open Field
IT業界25年。PM支援・要件定義・Excel業務効率化。
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